Sous l’autorité de la directrice de la production, le.a. responsable du suivi de production encadre l’activité du service des chargé.e.s de production en termes organisationnels et humains. Il.elle travaille étroitement avec l’ensemble des équipes de la direction de la production et les autres directions (administration, bâtiment, communication, développement, publics), en lien avec l’équipe curatoriale.
Employeur disposant du Label Egalité et sensible aux questions de diversité
- Piloter l’équipe des chargé.e.s de production
- Assurer le management d’une équipe de quatre chargé.e.s de production permanent.e.s, des éventuels renforts en CDD et des stagiaires (encadrement, gestion des congés et absences, formation et recrutement le cas échéant)
- Coordonner et répartir le travail de l’équipe, planifier ses priorités
- Participer à la définition des orientations du service, être force de proposition pour le projet de service, et le traduire en objectifs opérationnels
- Participer à l’élaboration et la mise à jour de tableaux de bord et synthèses, afin d’analyser son activité, proposer des améliorations et perfectionner les méthodologies et les outils de planification
- Favoriser la circulation permanente de l’information et la bonne gestion des projets communs à plusieurs équipes, au sein de la direction de la production et des autres directions du Palais de Tokyo
2. Encadrer l’activité du service
- Elaborer avec les chargé.e.s de production l’organisation générale des projets, en termes de moyens financiers, humains, de calendrier et d’outils
- Participer à l’expertise des projets et aux études de faisabilité initiales
- Assurer un suivi très régulier de l’avancement de chaque projet sur l’ensemble de ses phases avec chaque chargé.e de production et préparer les points de reporting et d’information auprès de la directrice de la production
- Appuyer les équipes-projet en termes méthodologiques et en apportant une expertise spécifique autant que de besoin, notamment sur la rédaction des marchés, contrats et conventions, en lien avec l’équipe de l’administration du Palais de Tokyo
- Contribuer au travail de planification des expositions, notamment par le planning partagé Dièse, au regard des activités du service de la production du Palais de Tokyo, en lien avec les autres directions
- Assurer le suivi de l’application des bonnes conditions juridiques et budgétaires d’exercice de l’activité du service en lien avec l’équipe de l’administration du Palais de Tokyo, et dans le respect des plannings
- Veiller avec le coordinateur de la régie des expositionsla responsable de la régie des œuvres, ainsi que la régie audiovisuelle à la bonne coordination des montages/démontages et à l’anticipation des conditions de maintenance des œuvres
- Participer à la mise en place des procédures de prévention des risques, concernant les conditions d’intervention des artistes sur site notamment
- Veiller à la bonne clôture des dossiers d’exposition (bilans, analyses, etc)
- Ponctuellement, le.la responsable des expositions peut être amené.e à coordonner directement des projets.
3. Coordonner l’activité budgétaire transversale de la direction de la production
- Participer à l’élaboration des budgets initiaux et budgets rectificatifs de la direction, en lien avec l’équipe de production sur les budgets de fonctionnement des expositions et avec la directrice de la production sur les budgets des services de la Direction de la Production et d’investissement
- Piloter et contrôler les engagements et dépenses budgétaires, notamment par la supervision des fiches financières, le suivi des transferts internes, la validation des bons de commande et le suivi des liquidations, en vue de la réunion mensuelle de mise à jour budgétaire avec la directrice de la production et la responsable financière du Palais de Tokyo
- Analyser les coûts et proposer des améliorations pour mieux les maîtriser
4. Suivi de sujets transversaux de la direction de la production
- Assurer une veille professionnelle dans les domaines de la production d’exposition, ainsi qu’une réflexion sur le développement durable et l’accessibilité pour les expositions
- Participer aux réflexions sur la collecte des données RSE, bilan carbone et analyse du cycle de vie, en lien avec la Direction de la communication et de la RSE
- Assurer une veille sur la rémunération des artistes et suivi du barème interne
Expérience confirmée dans un poste similaire, impliquant la gestion de projets
Maîtrise de la gestion budgétaire transversale
Maîtrise des contrats et des conventions
Connaissance des procédures relatives à la commande et aux finances publiques
Maîtrise de l’anglais
Capacité à encadrer une équipe
Rigueur, autonomie, réactivité et créativité
Sens aigu de la planification et de l’organisation, qualités d’adaptation et de négociation
Remplacement de congé maternité et parental
Contrat à durée déterminée de 8 mois idéalement du 3 mars au 31 octobre 2025
Statut Cadre 2 ; salairede la personne remplacée (pour information, le salaire plancher de la catégorie s’élèvera à 3944,08 euros bruts au 1er janvier 2025).
Emploi éligible au forfait-jour.
Permanences de direction (deux journées fériées ou de week-end sur la période du contrat)
Emploi ouvert aux personnes disposant d’une RQTH
Candidature (lettre de motivation + CV + prétentions salariales) à adresser à recrutements@palaisdetokyo.com copie alicerivollier@palaisdetokyo.com avant le 8 janvier 2025
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